Правила проведения рабочих совещаний

Инициатор – главный модератор совещания, который следит за регламентом и занимается организационными вопросами. Он составляет повестку встречи, готовит все необходимые материалы. Тема — это фундамент порядка в почтовом ящике. Сформулируйте содержание письма в одном коротком предложении без ущерба смыслу. Постарайтесь сделать тему точной и уникальной, не «Совещание», а «Совещание по вопросам договора…». Это позволит не затеряться письму в потоке сообщений на почте. Важно: отправляя ответ, не меняйте тему и сохраняйте историю. Заботьтесь о порядке в почтовых ящиках своих коллег.

Инициатором составляется список сотрудников, участвующих в совещании, в зависимости от поставленных вопросов. Круг участников ограничивается до тех лиц, без присутствия которых обойтись нельзя.

Необходимо грамотно выстроить структуру совещания. Сначала обсуждаются наиболее важные и приоритетные вопросы, затем менее значимые. Конфликтные темы также имеет смысл помещать ближе к концу повестки, чтобы исключить их влияние на конструктивное обсуждение остальных вопросов.

Ответственный за совещание делает общую рассылку с датой, временем и местом совещания, списком участников, повесткой, а также необходимыми для ознакомления материалами. Каждый сотрудник изучает информацию и готовится к совещанию заранее. Благодаря этому время совещания существенно сокращается.

Ответственным определяется тайминг совещания. Оптимальное время – от 30 минут до 1 часа. Для совещаний, содержащих проблемные вопросы – не более 2 часов.

В начале проводится краткое обсуждению итогов прошлого совещания по данной теме, если таковое имело место. Какие задачи ставились, как идет их выполнение, какие возникают трудности.

Ответственный следит за тем, чтобы участники придерживались основных тем, указанных в повестке. Это нужно для того, чтобы дискуссия не переключалась на побочные вопросы и оставалась конструктивной.

У каждого участника совещания должна быть возможность озвучить своё мнение по тому или иному вопросу. Важно, чтобы каждый участник мог спокойно высказаться.

Вопросы разбираются поэтапно. Для того, чтобы обсуждение предложенного вопроса не превратилось в сумбур, рекомендуется разбирать «полёты» в следующем порядке: вопросы – сомнения –возражения.

Смартфоны на время совещания запрещены. Никаких лэптопов, проверки электронной почты, подписания документов и прочего. Делая все вышеперечисленное, вы отвлекаете коллег от рабочего процесса. Тем самым вы выражаете свое неуважительное отношение к ним. Поэтому на время встречи наложите на гаджеты и бумажную работу табу.

Итогом рабочего собрания должен послужить список поставленных задач, конкретные исполнители и сроки по каждой из них. Рекомендуется подготовить электронный протокол совещания, который впоследствии послужит инструментом контроля исполнения. Все материалы совещания рассылаются всем его участникам.