Правила деловой переписки

Тема письма обязательно должна присутствовать! Она служит анонсом для всего письма. Она облегчает поиск писем: проще искать в определенной теме, чем во всем ящике.

Тема — это фундамент порядка в почтовом ящике. Сформулируйте содержание письма в одном коротком предложении без ущерба смыслу. Постарайтесь сделать тему точной и уникальной, не «Совещание», а «Совещание по вопросам договора…». Это позволит не затеряться письму в потоке сообщений на почте.

Важно: отправляя ответ, не меняйте тему и сохраняйте историю. Заботьтесь о порядке в почтовых ящиках своих коллег.

Нужно взять за привычку, что Получатель – ответственный за полученную задачу, а Люди в копии получают письмо для ознакомления. В строку получателя ставьте только тех, кто будет ответственен за поставленную вами задачу или вопрос.

В строке Копия ставьте только тех людей, кто должен ознакомиться с информацией. Тем самым будут обозначены исполнители и будет с кого спросить за выполнение.

По отзывам, самым раздражающим приветствием является «Доброго времени суток». Лучшим и безошибочным вариантом будут: «Здравствуйте» и «Добрый день».

Мысли должны быть изложены кратко, понятными предложениями. При отправлении письма с несколькими пересылками используйте нумерацию и разбивку текста на абзацы, для удобства восприятия и понимания информации.

Первый абзац — самое главное. В нем обязательно уточнить суть письма, объяснить, что требуется от получателя.
Если вопросов, которые предстоит решить, много, в начале стоит написать «Накопились вопросы по проекту. Прошу ответить в течение дня».
Если вы пересылаете вложения или чье-то длинное письмо, ознакомьтесь с ним. Стоит сделать краткое резюме, указать на особо важные моменты или, наоборот, попросить не придавать значения. Это будет особенно важно, если письмо потребуется вам в дальнейшем.

«Я тут подумал…», «Надо бы сделать…». В письме должны быть четко сформулированы мысли, а также сроки. Все нужные материалы обязательно должны присутствовать во вложении письма.

При составлении письма важно комментировать всю полученную ранее информацию, а также прикрепленные вами или собеседником документы.

Лучший способ выстраивать отношения на работе — прямо говорить о проблеме. Неправильно думать, что коллега должен сам догадаться о проблеме. У него своя точка зрения, он не видит ситуацию так, как видим ее мы. Он может не знать о проблеме.

Важно прямо доносить информацию о корректировке задачи, о неправильном ее выполнении, чтобы исключить возможность повторного ее возникновения!

У письма должна быть одна тема, небольшое количество вопросов. Каждый отдельный вопрос или задача должны быть начаты в новой ветке письма. Расписывать все волнующие вопросы в одном письме из разных областей – не располагает получателя к быстрому ответу.

Перед отправкой письма проверьте наличие и корректность вложенного файла. Также, помимо вложенного файла должна быть ключевая фраза о вложении, чтобы человек мог понять, что в содержании вложения и ответить, не открывая его.

Называйте файл так, чтобы сразу было понятно, о чем он и к чему относится. Тяжело отличить в перечне изображений один IMG568909865 от другого IMG6789988901. Гораздо лучше, если это будут "котировки" и "график".

Уважайте время и усилия другого человека! Если задача требует немедленного исполнения, и вы владеете ресурсами и информацией для ее решения – приложите необходимые материалы к письму. Вашему коллеге будет удобно, если после письма ему не придется переключаться в другие окна или звонить другим людям.

Если в письме поставлена задача или вопрос, требующий решения, необходимо обозначить конкретные сроки, так, чтобы они были явными и были понятны без расшифровок.

Зачастую, фразы «срочно», «нужно вчера», «горит» вызывают только раздражение у получателя. Но дело не в самих словах, а в неуважении ко времени другого.

Полчаса-час — достаточное время для ответа на рабочее письмо. Если вы не можете ответить на письмо достаточно быстро, объясните это в ответном письме и укажите сроки ответа на вопрос или сроки решения задачи. («Мне требуется время, чтобы собрать материал» или «Я подробно отвечу вам в течение трех часов»).

Каждый может ошибиться или допустить неточность, написать двусмысленно или непонятно объяснить. Поэтому перед отправкой перечитайте письмо и проверьте на ошибки. Всегда следите за тоном и выражениями. Не пишите того, что может обидеть другого человека или негативно отразиться на имидже работодателя.

Проверяйте содержание письма. Будьте готовы к тому, что все, что вы напишете, может стать общедоступным. Никто не застрахован от ситуаций, при которых конфиденциальная информация оказывается у посторонних.

На эмоциях. Под действием сильных чувств всегда кажется, будто сейчас будут подобраны самые правильные слова, и собеседник нас услышит. А на деле всегда наоборот: только больше обид и непонимания.

Когда вы на эмоциях, нужно брать паузу, а не писать. Когда эмоции улягутся, можно позвонить или встретиться лично.

Благодарность важна! Обычное «спасибо» играет большую роль в рабочем процессе! Не забывайте благодарить коллег за проделанную работу, за помощь в решении проблемы или вопроса.

Все просьбы, приказы и задания стоит сопровождать словами «пожалуйста», «плс», «пжл». Вежливые слова позитивно влияют на человека и располагают к успешному решению вопроса.